Gérer vos disponibilités :

Meet law distingue 3 types de disponibilités.

Les disponibilités récurrentes

Les disponibilités récurrentes correspondent à vos horaires habituels.

Elles permettent d'ouvrir automatiquement des créneaux sur une période définie.

Pour les configurer :

Paramètres > Gestion des rendez-vous > Horaires d'ouverture

ou

Planning > Plages d'ouverture

Vous pouvez notamment définir :

• les jours concernés ;

• les horaires ;

• un ou plusieurs motifs de rendez-vous ;

• une récurrence hebdomadaire.

Ces plages constituent la base de votre agenda.

Les disponibilités exceptionnelles

Vous avez besoin d'ouvrir ponctuellement un créneau supplémentaire ?

Depuis votre planning :

1. Cliquez sur le jour concerné.

2. Sélectionnez Ouverture exceptionnelle.

3. Configurez les horaires, les motifs de rendez-vous et les autres paramètres souhaités.

4. Enregistrez.

Cette fonctionnalité est idéale pour ouvrir exceptionnellement des rendez-vous en dehors de vos horaires habituels.

Les indisponibilités

Vous pouvez également bloquer ponctuellement une période afin qu'aucun rendez-vous ne puisse être réservé.

Depuis votre planning :

1. Cliquez sur le jour concerné.

2. Sélectionnez Absence.

3. Renseignez les informations souhaitées (horaires, motif, commentaire…).

4. Enregistrez.

Les indisponibilités sont particulièrement utiles pour gérer :

• les audiences ;

• les congés ;

• les formations ;

• les rendez-vous externes ;

• toute autre absence ponctuelle.

Les créneaux concernés apparaîtront alors en orange dans votre planning.

Bon à savoir

Si aucun créneau n'est proposé lors d'une prise de rendez-vous, pensez à vérifier les points suivants :

• Des plages d'ouverture ont-elles bien été créées ?

• Les motifs de rendez-vous sont-ils associés à ces plages ?

• Une absence ou une indisponibilité exceptionnelle ne bloque-t-elle pas les créneaux ?

• Les filtres du planning n'empêchent-ils pas l'affichage des disponibilités recherchées ?

Dans la majorité des cas, l'un de ces éléments explique l'absence de créneaux disponibles.

Le planning Meet law est le cœur de votre organisation. Il vous permet de gérer vos disponibilités, visualiser vos rendez-vous et retrouver rapidement les créneaux disponibles pour vous ou les membres de votre cabinet.

Les différents éléments du planning :

Plages d'ouverture

Les plages d'ouverture permettent de définir les créneaux de disponibilité récurrents sur lesquels vos clients peuvent prendre rendez-vous.

Ces plages sont généralement créées une seule fois puis se répètent automatiquement selon les paramètres définis (jours, horaires, motifs de rendez-vous...).

Vous pouvez y accéder depuis :

• Planning > Plages d'ouverture

• Paramètres > Gestion des rendez-vous > Horaires d'ouverture

Calendrier mensuel

Le calendrier mensuel offre une vue d'ensemble de votre activité.

Les pastilles bleues présentes sur les dates indiquent qu'au moins une disponibilité est ouverte ce jour-là.

Il permet de naviguer rapidement vers une date précise.

Filtres d'agenda

Lorsque plusieurs professionnels appartiennent à la même organisation, les filtres d'agenda permettent d'afficher :

• votre planning uniquement ;

• celui d'un confrère ;

• plusieurs agendas simultanément.

Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les secrétariats ou les cabinets composés de plusieurs professionnels.

Filtres de lieux

Si votre cabinet utilise l'option multi-établissement, vous pouvez filtrer les disponibilités selon un ou plusieurs lieux d'exercice.

Vous pouvez ainsi consulter uniquement les rendez-vous d'un établissement spécifique.

Filtres de disponibilités

Les filtres permettent d'affiner rapidement l'affichage du planning selon plusieurs critères :

• Mode de rendez-vous (cabinet, téléphone, visioconférence…)

• Catégorie de rendez-vous

• Motif de rendez-vous

• Type de rendez-vous

Ils facilitent la recherche d'un créneau correspondant à un besoin précis.

Bouton « Aujourd'hui »

Le bouton Aujourd'hui permet de revenir instantanément à la date du jour, quel que soit l'endroit où vous vous trouvez dans votre planning.

Navigation dans le calendrier

Les flèches de navigation permettent de consulter facilement :

• les semaines précédentes ;

• les semaines suivantes ;

• les mois précédents ou suivants.

Vous pouvez ainsi rechercher rapidement une disponibilité future.

Modes d'affichage

Plusieurs vues sont disponibles selon vos habitudes de travail :

• Jour : affiche uniquement la journée sélectionnée.

• Semaine : affiche l'ensemble de la semaine.

• Semaine de travail : affiche uniquement les jours ouvrés (lundi à vendredi).

• Mois : offre une vision globale de votre activité sur le mois.

Comprendre les couleurs du planning :

Meet law utilise un code couleur simple pour identifier rapidement l'état des créneaux.